Wie man eine Rechnung für eine Ferienwohnung erstellt - Schweiz
Wenn Immobilienbesitzer eine Ferienwohnung in Zürich, eine Hütte in St. Gallen oder ein Ferienhaus am Genfersee vermieten, sind sie generell verpflichtet – zumindest auf Verlangen – eine Rechnung auszustellen. Zu unterscheiden ist zwischen Privatvermietern sowie gewerblichen Vermietern und die Höhe des Rechnungsbetrages spielt bei der Erstellung der Rechnung für den Ferienhausaufenthalt eine Rolle. Auf professionellen Ferienhausportalen werden Vermietern in der Regel Rechnungsvorlagen für Ferienhäuser in der Schweiz bereitgestellt und es sind Rechnungsbeispiele für Ferienhäuser und Nebenleistungen vorhanden, sodass sich Vermieter ein detailliertes Bild vom komplexen Thema der Rechnungsstellung bei der Ferienhausvermietung machen können.
Pflicht der Rechnungserstellung in der Schweiz
In der Schweiz sind Vermieter von Ferienunterkünften verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn sie gewerblich tätig sind. Das Schweizer Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG) legt die Umsatzbesteuerung von Dienstleistungen, also auch von Beherbergungen, fest. Generell gilt: Gewerbliche Vermieter, die eine Ferienwohnung oder ein Ferienhaus regelmässig vermieten, müssen ihren Gästen eine formelle Rechnung ausstellen.
Die gesetzliche Grundlage zur Rechnungsstellung ergibt sich aus dem Artikel 26 MWSTG, in dem das Ausstellen von Rechnungen bei steuerpflichtigen Umsätzen als Pflicht festgelegt wird. Bei geringen Rechnungsbeträgen können Vermieter eine Kleinbetragsrechnung ausstellen. Diese vereinfachte Rechnung muss gemäss Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV) weniger detaillierte Informationen enthalten, bleibt aber dennoch rechtskonform.
Es ist keine Höchstgrenze für den Rechnungsbetrag einer auf einer Kleinbetragsrechnung gesetzlich festgelegt. Inzwischen werden aber Kleinbetragsrechnungen von den Steuerbehörden akzeptiert, wenn der Bruttobetrag 400 Schweizer Franken nicht überschreitet.
Kleinbetragsrechnung
Eine Kleinbetragsrechnung ist weder vom Inhalt noch von der Form so anspruchsvoll, wie es bei einer regulären Rechnung für den Ferienhausaufenthalt der Fall ist. Im Detail müssen auf einer Kleinbetragsrechnung keine Angaben erscheinen wie:
- Name des Rechnungsempfängers
- Anschrift des Rechnungsempfängers
- Angabe der Mehrwertsteuernummer des Vermieters
- detaillierte Informationen zu den erbrachten Leistungen
- detaillierte Informationen zu den Steuersätzen
Zudem können Kleinbetragsrechnungen weniger formell gestaltet sein. Es ist sogar erlaubt, dass diese Rechnungsform komplett handschriftlich ausgestellt wird. Im Prinzip wird von den Finanzbehörden und vor Gericht auch eine Kleinbetragsrechnung akzeptiert, wenn diese auf einer Serviette oder einer sonstigen Unterlage ausgestellt wurde.
Privatvermieter – gewerbliche Vermieter
In der Schweiz gilt ein Vermieter von Ferienunterkünften als Privatvermieter, wenn er die Unterkünfte lediglich gelegentlich vermietet, ohne die Absicht, daraus einen regelmässigen Gewinn zu erzielen. Konkret bedeutet dies, dass der Eigentümer einer Ferienwohnung in Paradiso am Luganersee als privater Vermieter gilt, wenn er nur gelegentlich die Wohnung an einen Nachbarn, Freund oder Arbeitskollegen vermietet. Wer allerdings sein Ferienhaus oder eine Hütte mit Pool und Sauna im Wintersportgebiet Verbier mit seinen mehr als 410 Kilometer messenden Pisten und dazu die eigene Skiausrüstung zum annähernd ortsüblichen Preis vermietet, der läuft schnell Gefahr, als gewerblicher Vermieter eingestuft zu werden, selbst wenn das Quartier nur einmal jährlich vermietet wird. Grund dafür ist der Übernachtungspreis von durchschnittlich 300 CHF, was sich zuzüglich Miete für die Wintersportausrüstung in den 10-tägigen Skiferien schnell auf über 4’000 CHF summieren kann.
Generell ist ein gewerblicher Vermieter ein Immobilieneigentümer, der eine oder mehrere Unterkünfte regelmässig und systematisch vermietet, mit dem Ziel, Einnahmen zu generieren. Es gibt keine einheitliche gesetzliche Definition oder feste Grenze, ab wann ein Vermieter als gewerblich gilt. Die Einstufung hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter:
- Häufigkeit oder Anzahl der Tage der Vermietung
- Anzahl der vermieteten Wohnungen oder Häuser
- Professionelle Vermarktung über ein Ferienhausportal
- Eigene Webseite für die Ferienunterkunft
- Schalten von Werbung
- Anbieten von Pauschalferien (Ferienwohnung inklusive zwei E-Bikes und Pool am Zürichsee als Kombination zum Pauschalpreis)
Ist sich der Eigentümer eines Ferienhauses über seine Einstufung unsicher, sollte er rechtlichen Rat einholen oder direkt beim zuständigen Steueramt nachfragen.
Ferienwohnung vermieten – Datenschutz beachten
Die Schweiz ist zwar kein Mitglied der EU, dennoch können Vermieter von Ferienunterkünften in der Schweiz von der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) betroffen sein. Die DSGVO ist seit dem 25. Mai 2018 rechtskräftig. Ein Vermieter in der Schweiz kann von der Verordnung betroffen sein, wenn er sein Ferienquartier an einen Mieter aus einem EU-Mitgliedsland vermietet und zur Rechnungserstellung eine Datenverarbeitung nutzt. Verstanden werden darunter in der Praxis teil- oder vollautomatische Rechnungsprogramme oder ein selbst erstelltes Rechnungsformular, welches auf dem Computer oder in einer Cloud gespeichert wird. In solchen Fällen müssen gemäss DSGVO geeignete Schutzmassnahmen gegen unberechtigten Zugriff auf die Rechnungen und die Daten ergriffen werden, um Angriffe durch Hacker abwehren zu können.
Zudem ist seit dem 1. September 2023 ein neues Datenschutzgesetz (revDSG) in der Schweiz in Kraft. Dieses totalrevidierte Datenschutzgesetz (DSG) ersetzt alle vorherigen Versionen des Datenschutzgesetzes von 1992. Zum neuen DSG gehören die Ausführungsbestimmungen zur neuen Datenschutzverordnung (DSV) und die Verordnung über Datenschutzzertifizierungen (VDSZ).
Wichtig für Vermieter ist, dass das DSG keine Anwendung mehr bei juristischen Personen findet und es wurden genetische sowie biometrische Daten in die Liste der schützenswerten Daten aufgenommen. Damit macht der Gesetzgeber den Weg frei für automatisierte Zahlungen von Rechnungen zwischen Privatpersonen via Fingerabdruck oder Retina Scanning.
Mein Haus für den Urlaub vermieten – Rechnungen ausstellen und archivieren
Im Gegensatz zu zahlreichen Ländern in der EU gibt es in der Schweiz keine gesetzliche Verpflichtung, eine Registrierkasse zu nutzen. Allerdings ist ein Kassenbuch zu führen. Dabei gilt, dass alle Eintragungen zeitnah, nachvollziehbar, vollständig und unveränderlich zu erfolgen haben. Für Vermieter bedeutet dies, dass in der Buchführung die Rechnung mit dem Tag der Ausstellung, spätestens dem Tag der vollständigen Bezahlung, einzutragen ist. Eine Rechnungskopie ist zur Nachvollziehbarkeit des Kassenbuches beizulegen. Diese Belege müssen für die Dauer von 10 Jahren aufbewahrt werden, weshalb Rechnungen, die von einem Thermodrucker erstellt wurden, ungeeignet sind.
Den Begriff «zeitnah» definiert der § 146 AO, in dem verlangt wird, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich dokumentiert werden müssen. Dieses Vorgehen wird von der Rekurskommission bestätigt und es gibt etliche Beispiele aus der Rechtsprechung, die das tägliche Nachführen des Kassenbuchs verlangen.
Allerdings sind gemäss Artikel 957 Abs. 1 des Obligationenrechts nur die Unternehmen zur Buchführung und Rechnungslegung verpflichtet, die einen Umsatz von mehr als CHF 500’000 jährlich erwirtschaften. Kleinere Unternehmen können können diese Art der Buchführung wählen, ausreichend ist aber eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Das Kassenbuch muss auch in dieser vereinfachten Form diese Daten enthalten:
- Datum
- Belegnummer
- Buchungstext
- Betrag
- Kontierung
- Saldo
Zwingend ist, dass keine Buchung ohne Beleg durchgeführt werden darf, weshalb die Rechnungskopie so wichtig ist. Ausserdem gilt:
- Alle Belege sind nach OR Art. 958f Abs. 4 und Abs. 1 für 10 Jahre aufzubewahren.
- Gemäss OR Art. 958f Abs. 4 dürfen einmal durchgeführte Buchungen und die Belege nicht geändert werden.
- Die Kasse ist regelmässig auf Richtigkeit zu prüfen.
- Negative Kassenbestände sind ausgeschlossen
- Auch Überweisungen zwischen Kasse und Bank müssen gebucht werden.
Buchungen müssen nach OR Art. 957a Abs. 2 in chronologischer Reihenfolge ausgeführt werden.
In dem folgenden Artikel finden Sie weitere Informationen zum Nachlesen: Gesetzliche Bestimmungen für Ferienhäuser in der Schweiz.
Rechnungsvorlage für Ferienhäuser – formale Angaben
Das schweizerische Steueramt kennt und erlaubt vier Formen von Rechnungen:
- Die herkömmliche Papierrechnung.
- Die digital erstellte und per E-Mail versandte PDF-Rechnung, die aber nicht als elektronische Rechnung gilt.
- Elektronische Rechnungen wie die QR-Rechnung oder automatisierte Zahlungen per Smartphone.
- Die Proforma-Rechnung, die genutzt wird, um kostenlose Waren, Ersatzteile im Garantiefall oder Warenmuster zu versenden.
Die Schweizer Finanzbehörden haben bestimmte Punkte festgelegt, die in einer ordentlichen Rechnung Pflicht sind:
- Name und Adresse des Vermieters
- Mehrwertsteuernummer (UID plus MWST) des Vermieters
- Name und Adresse des Empfängers – zwingend erforderlich bei Rechnungen höher als 400 CHF
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Exakte Beschreibung der Rechnungsposition
- Einzel- und Gesamtpreis für die Vermietung, das Frühstück etc.
- Der Mehrwertsteuersatz sowie der sich daraus ergebende Mehrwertsteuerbetrag.
- Datum der Vermietung, wenn dieses nicht dem Rechnungsdatum entspricht.
- Ist der Jahresumsatz geringer als 100’000 CHF, ist der Vermieter von der Steuerpflicht befreit. Dies kann auf der Rechnung vermerkt werden.
Rechnungsvorlagen für Ferienhäuser, die diesen Vorgaben entsprechen, werden zumeist von der Ferienhausportalen kostenfrei zum Download zur Verfügung gestellt.
Rechnungsbeispiel für Ferienhäuser in der Schweiz
Reguläre Rechnungsvorlage für Ferienhäuser:
Rechnungsbeispiel